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電話に出るのがイヤだなって思っている事務職志望のあなたへ・・・COLUMN

さらぽれコラム

電話に出るのがイヤだなって思っている事務職志望のあなたへ・・・

  • 執筆担当:I
  • DATE:2016/04/27

電話に出るのがイヤだなって思っている事務職志望のあなたへ・・・

電話応対は、顔の見えない相手と話をしなければならないので、とっても緊張しますよね。
就職した会社の自分のデスクには、恐らく電話が置いてあるでしょう。
「電話にはすぐ出てね」と先輩から言われても、すぐ取る勇気ってなかなか出てこないものですよね。

 

ケータイや家の電話にはちゃんと出ることができるのに、どうしてなんだろう。

 

会社の電話は、どういえば良いのかすぐに言葉なんて出てこないし、一方的に相手に話される感じがして付いていけない気がするし、なんか聞き取り辛いのに話を一生懸命聞いて、メモを取って、聞き間違わないように気持ちもものすごく神経質になっちゃうし、敬語とかよくわからないし・・・。

だから、電話が鳴ると反射的に緊張するし、なんかお腹も痛くなってくる。

でも、一番電話に出るのが嫌なのは、「周りの人に聞かれている」からなのではないでしょうか。

 

他の社員がいるフロアで、しゃべっている内容を聞かれているのではないか、掛けてきた相手に対して、うまく返す敬語や言葉が出なかったりするのが丸聞こえで恥ずかしい、緊張して言葉を噛んでしまう。それを聞かれるのも嫌だ・・・。

 

嫌だ、恥ずかしい、緊張してしまうという気持ちから、自信がなくなってしまい、もう、どこから手を付けて良いか分からない、だからやっぱり電話に出るのはイヤだと思ったあなた。

 

それでも就労のためになんとか頑張ってみよう、克服してみようと思っているあなたは、勇気がある。素晴らしい!ぜひ一緒に取り組んでみませんか。

 

電話応対、実は得意な人の方が少ないのではないでしょうか。

実は苦手でイヤだった。でも、いろいろとやって、少しづつ慣れて、ようやく出来るようになってきたという人の方が多いのではないかと、過去お会いしたひとり一人の思いや取り組みを聞いてて、やっぱりそうかな、と私は感じています。

 

前職で私の部署に来た新人さんには、電話対応の心得として下記の項目を話していました。

 

1.電話が鳴ったらまず背筋を伸ばして話しはじめよう

2.気持ちゆっくりめに話してみよう

3.声は少し高めに出してみよう

4.定型句は事前に練習しておこう

5.相手が何かを伝えてきたら、あいづちと復唱をしてみよう

6.5W3Hを意識して、メモを取ってみよう

7.混乱しそうだなと思ったら、折り返し連絡ということにして、態勢を整えられるようにしよう

8.電話が聞き取れなかったら、 すみません、もう一度お願い出来ますか?、お電話が遠いようで・・・と言って聞き返せるようにしよう

9.想定問答集を作って、練習してみよう

 

これらを意識して、あとは練習できる機会を作ること。
それが大切なのは、分かってるけど・・・。
でも、ひとりでやるのはタイヘンですよね。

 

さらぽれの訓練カリキュラムでは、基礎コース・ビジネス基礎研修のなかで、ビジネス・マナーとして電話応対を一緒に考える、触れる事が出来る機会があります。

 

また、就職準備コースでは、電話応対業務の担当になることも出来ます。その担当になると、スタートアップの研修、RPGを経て、外線や内線を取って頂く機会を作っています。今まで多くの皆さんがトライして、苦手だった事が少しづつ慣れて行くこと、出来るようになって行く様子を見て来ました。

 

さらぽれ千歳台の卒業生Nさんのメッセージや、秋葉原の卒業生Fさんのメッセージなどを拝見すると、訓練に取り組んだことが電話応対のみならず、就労に向けての礎になっていることも、よくわかります。

 

電話に出るのがイヤだなって思っている事務職志望のあなたが、そう思っている原因は、職場の電話のマナーが分かっていない、身についていないために、電話応対をすることに自信がないのでは?

 

いつも自分のこの話し方は正しいのかな?、他の人から変に思われていないかな?などと、ビクビクしながら電話に向き合うため、苦手がイヤだ、になっているのでは?

 

電話応対が苦手でなくなり、慣れて来る、できるようになるためには、職場の電話の基本マナーをしっかりと身に付けること、自分に自信を持てるようになることが、必要なのではないでしょうか。

 

職場では、あいさつや電話対応などのマナーで、人となりを見られることがあります。
またその際行う応対の印象やイメージは、社員を通して企業や組織の評価につながることもあり、社会人として疎かに出来ないスキルですよね。

 

新入社員として入社時に、研修の一環でビジネスマナーの教育を受ける場合が多いと思われますが、会社によっては体系立てた研修の時間は設けず、実際の現場で業務を教え、見て、覚えてもらい、早く仕事に慣れてもらおうという形で行っている職場もあります。

 

電話応対~ビジネスマナーの基本をしっかりと理解し、実践していくことは、お客様との円滑なやりとりが実現することはもちろん、社内でのコミュニケーションもスムーズになります。

 

それは、結果的に自分の仕事をうまく進めていくことにつながる、と思っています。

 

さらぽれでの訓練カリキュラムを使って、あなたが自信をもって出来ることの一つを、一緒に増やして行きませんか?

 

まずはお気軽にご相談、ご見学を!

いつでも、あなたのやってみたい気持ちに、寄り添って行きたいと思っています。

本コラムの執筆担当

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