さらぽれの在宅訓練と就労支援方針
こんにちは、下北沢事業所の訓練生R/Mです。
ブログが投稿される頃には四度目の緊急事態宣言が発令されている頃かと存じます。
奇しくも在宅訓練に関してのブログを投稿した後に再び在宅訓練の機会が訪れたので、折角なので前回に近い話題を取りあげてみようと思います。
ズバリ、[Microsoft Teams]についてです。
「始めて耳にする単語だ！？」
と思われる方も多いと思うので簡単に説明させて頂きます。
Windowsで有名なマイクロソフト社が提供している様々な機能を備えたビジネスチャットツールです。
グループでのチャットやチャネル毎のスレッド(個人あるいは組織全体向けの多機能化されたチャット)のやり取りは勿論、ExcelやWord等のファイルをオンラインで書き込み・共有ができたり、ビデオ通話etc、様々な種類のやり取りがMicrosoft Teamsをひとつ導入するだけで可能になります。
誤解を恐れずにいうならば
「導入すれば多くの仕事をテレワーク化できる」
魔法のツールだと執筆者は考えております。
ではなぜここまで断言できるのか、Microsoft Teamsのさらぽれでの活用例を交えながらあげていきましょう。
まずは先ほど挙げた機能を箇条書きすると
・チャット・スレッドのやりとりができる
・ExcelやWord等のファイルのやり取りができる
・ビデオ通話ができる
このような機能を書かせていただきました。
～チャット・スレッドのやり取りに関して～
さらぽれでは
朝の検温報告から業務の報告、連絡、相談。果てはスケジュールの打合せまで
多岐にわたる業務をTeamsのチャット・スレッド機能を使用して行っております。
更にその種類も、
・訓練生個人チャネルのスレッド
・下北沢事業所全体チャネルのスレッド
・業務毎のグループチャット
等の様々なチャネルを使い分けて活用しております。
対面でのやり取りと比べるとスピードや柔軟性に若干劣るものの
チャットやスレッドのログ(会話の履歴)が残るという圧倒的なメリットがあります。
文字としてログが残る故に、情報が”文字通り”正確に伝わるので
対面と比べても過不足なくオンラインでのコミュニケーションが可能です。
～ExcelやWord等のファイルのやり取りができる～
さらぽれでは業務で作成するファイルから体調管理シートや日報、利用者毎の支援計画まで様々なファイルをTeams上で管理しております。
先ほど説明したチャットやスレッドのグループ・チャネル毎でファイルをアップできるので、共有したい範囲を指定してファイルを管理できます。
例えば執筆者個人R/Mのケースでは
・訓練生個人毎チャネルのスレッド→体調管理シートや就活の記録、日報をアップし、管理者である職員さんとのみ共有、随時フィードバックを頂く。
・下北沢事業所全体チャネルのスレッド→業務担当表や日程を訓練生・職員全体で共有。訓練生全員への通達が”一つのスレッド投稿”で可能。
・業務毎のグループチャット→当番表や業務の成果物を在籍メンバーのみで共有。リアルタイムで最新のデータにメンバー全員が更新できる。
チャネルやグループに属していない人には基本的に通知が届かない仕組み故に、自分に来る連絡が最低限になるので落ち着いて作業できるのもメリットかもしれませんね。
～ビデオ通話ができる～
仕事や業務に必要な会議やミーティングもTeamsのビデオ通話機能を使用して実行できます。
実務に関するミーティング等はオンラインでもできるので、在宅訓練のメンバーがいてもスケジュールの変更なしでコミュニケーションを取ることが可能です。
勿論個人の病状等の機密性の高い相談等は対面で且つ面談室をで行いますが、Teamsを使用すれば面談室のスケジュールを圧迫しないのもさらぽれの長所です。
このようにさらぽれではMicrosoft Teamsをフル活用して日々の訓練から在宅訓練・業務を行っております。
他の訓練生の方のブログにも記載されているように、多くの訓練生が在宅訓練や在宅業務を経験できるのがさらぽれの魅力の一つだと、コロナ禍を現在進行形で経験している執筆者は強く感じました。