ポイントは4つだけ！伝わる報告のコツ

多弁タイプも口下手タイプも、共通する原因は「相手の求めるポイントがわからない」こと。
人は話を聞くとき、相手の話の全てを聞くわけではなく、無意識に重要なポイントを拾い出して理解しようとします。
ですから結論が最後に来る時系列的な話し方では、聞いている人はどこが重要なポイントなのか、迷子になってしまうのです。

■解決策
業務の報告ポイントは「用件」「結論」「理由」「対策案」の４つです。
さらに、良い報告と悪い報告では、それぞれに工夫が必要です。

〇うまくいっている場合
用件　→　結論

〇うまくいっていない点がある場合
用件　→　結論　→　理由　→　対策案

例）用件：A社の発注の件、昨日打合せに行ってきました。
結論：見積の見直しを求められました。
理由：先方の予算を超えてしまっていて、追加は難しいとのことです。
対策案：部品を一部輸入品にすれば、品質は落ちますが、コストカットできます。
この方向性でよろしければ資材部と打ち合わせて見積を作り直しますがいかがでしょう。

ここで注意したいのが、対策案は自分でやれることにすることです。
報告の際に慌てないように、事前に用件、結論、理由、対策案を箇条書きで書き出しておくのもおすすめです。